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契約書と許認可証の管理とは？課題と対策・製品を解説
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総務における契約書と許認可証の管理とは？
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調査を通じて企業が認識している問題点だけでなく、組織の全体像や運営面での潜在的な問題点をも洗い出し、収集データの分析を通じて、将来への継続性・発展性が見込まれる方法論や実現手段をご提案します。
東京レコードマネジメント 文書管理
当社では、使いやすく機能性に富む事務用文具機器のオリジナル製品の開発・製造・販売を行っております。
『ニューコンレポート２０２０年８月号』では、本号では、書類に関係する製品をご案内します。
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせ下さい。
--ひと目でわかる穴LOG（アナログ）加工で重要書類の管理--
当社では、様々な情報管理コンサルティングを行っております。
組織内における情報管理研修の企画・実施をはじめ、記録・情報の
ライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・管理ルールの見直しサポートや、
歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイスなどに対応。
紙・電子問わず、記録・情報のライフサイクルを意識した運用および
ハードウェアの最適化、コストの削減等について、様々なソリューション
をご提案いたします。
【コンサルティングサービスの一例】
■組織内における情報管理研修の企画・実施
■記録・情報のライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・
管理ルールの見直しサポート
■歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイス
■情報管理のシステム化対応サポート
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
情報管理コンサルティング
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総務における契約書と許認可証の管理
総務における契約書と許認可証の管理とは？
総務部門が、企業活動に必要な契約書や各種許認可証を適切に保管、管理、更新する業務全般を指します。法令遵守、リスク回避、円滑な事業運営のために不可欠な業務です。
課題
書類の散逸と紛失リスク
紙媒体での管理が中心の場合、保管場所が分散し、必要な時に見つけられない、あるいは紛失するリスクが高まります。
更新漏れによる法的リスク
契約や許認可には有効期限があり、更新手続きを忘れると、法的問題や事業停止のリスクに繋がります。
情報共有の非効率性
関係者間での情報共有がスムーズに行われず、確認作業に時間がかかり、意思決定が遅れることがあります。
セキュリティとアクセス管理の課題
機密性の高い書類への不正アクセスや情報漏洩のリスクがあり、適切なアクセス権限管理が難しい場合があります。
対策
電子化と一元管理システムの導入
契約書や許認可証をスキャンし、クラウドベースのシステムで一元管理することで、検索性向上と紛失リスク低減を図ります。
自動リマインダー機能の活用
システムに有効期限を設定し、更新時期が近づくと自動で通知されるようにすることで、更新漏れを防ぎます。
アクセス権限設定とワークフロー構築
閲覧・編集権限を細かく設定し、承認ワークフローをシステム化することで、情報共有の効率化とセキュリティ強化を実現します。
定期的な棚卸しと監査
定期的に書類の棚卸しを行い、管理状況を監査することで、抜け漏れや不備を早期に発見し、改善します。
対策に役立つ製品例
文書管理システム
契約書や許認可証の電子化、保管、検索、バージョン管理、アクセス権限設定などを一元的に行えるため、書類の散逸や紛失リスクを低減し、情報共有を効率化します。
ワークフロー自動化ツール
契約締結や許認可申請のプロセスを自動化し、担当者への通知や進捗管理を行うことで、更新漏れを防ぎ、業務効率を向上させます。
電子契約サービス
契約締結から保管までをオンラインで行えるため、紙媒体の管理コスト削減と紛失リスク回避に貢献します。
クラウドストレージサービス（セキュリティ強化型）
機密性の高い書類を安全に保管し、アクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティリスクを管理しつつ、必要な情報へのアクセスを容易にします。
