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文書管理と電子化とは？課題と対策・製品を解説
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総務における文書管理と電子化とは？
総務部門における文書管理と電子化は、社内外の重要書類を効率的かつ安全に保管・活用するためのプロセスです。目的は、情報共有の円滑化、業務効率の向上、コンプライアンス遵守、そして災害時の事業継続性確保にあります。
各社の製品
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▼チェックした製品のカタログをダウンロード
一度にダウンロードできるカタログは20件までです。
【士業向け】A4カラーLEDプリンター C651dnw
【人材業界向け】EasyBillで業務効率化
【コンサルティング向け】事務局代行サービス
コンサルティング業界では、セミナーや説明会の運営、資料請求受付、
問い合わせ対応など、多様な事務局業務が発生します。
また、顧客対応や提案活動と並行して事務局業務を行うことで、
担当者の負担増加や業務の属人化につながるケースも少なくありません。
ダイオーミウラBPOの事務局代行サービスは、申込受付から発送・問い合わせ対応まで、
事務局業務をワンストップでサポートします。
個人情報を適切に管理する体制のもと、運営状況に応じた柔軟な対応により、
お客様の業務効率化と品質向上を支援します。
【活用シーン】
・セミナーや説明会の申込管理
・資料請求や問い合わせ窓口の運営
・レポートや案内資料の発送管理
・会員向け情報提供や通知発送
・アンケート回収やデータ管理業務
【導入の効果】
・事務局業務の負荷軽減によるコア業務への集中
・申込受付から発送までの運用一元化
・問い合わせ対応品質の向上
・個人情報管理を含めた安心・安全な運営体制の構築
法人向けWeb名刺発注サービス『corezo』
『corezo』は、名刺・封筒・挨拶状など、企業内で必要な印刷物を
ネット上で注文・管理していただくためのサービスです。
中でも名刺に関しては、情報を入力してプレビューボタンを押せば、
変更内容がすぐに反映。
モリサワフォントをはじめ多くの書体をライセンス契約しているため、
実際に使用する書体や、名刺にはかかせない外字フォントを本製品で
表示することができます。
【特長】
■豊富な便利機能でより正確、快適に
■名刺以外の商材も発注可能
■調達システムとの連携実績多数
■堅牢なセキュリティ「最高レベル基準のセキュリティ対策だから安心安全」
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
まるごと安心マイナンバーサービス
当社では、マイナンバーの収集から⽀払調書の作成まで、Web上で
依頼をするだけで完了する『まるごと安心マイナンバーサービス』を
ご提供しております。
⾮常にシンプルなサービスフローとなっているため、企業様の
マイナンバーご担当者様は基本的にはWebから依頼するだけ。
業務や設備投資の負担を削減するだけではなく、リスクのある
マイナンバー管理に対し、正確に確実に対応い たします。
【特長】
■実績からの視点。どこまでも徹底した管理体制
・実践から⽣まれたノウハウ
・専⾨知識を有したスタッフが運⽤
・追求された管理体制
・よりセキュアな環境を整備
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
invox電子帳簿保存
【物流事業事例】事務所移転
第一電子株式会社 事業紹介
文書保管サービス『I BOX』
ISMS情報セキュリティマネジメントシステム『ISO2７00１：2005』の認証を受けた万全なセキュリティ体制の文書保管センターで安全にお預かりいたします。
都心遠隔地で保管することによりにより、『首都災害時のリスク低減』を実現、『情報保護の管理、セキュリティ体制』の完備された保管施設によりお客様の重要な書類を安全にお預かり致します。
保管倉庫は、24時間365日セキュリティ完備、重要書類・機密文書を安全に保管するための専用倉庫です。
保存箱には新規入庫の際に、ICタグと管理用バーコードを活用し、入庫から保管、出庫、配送・お届けまでリアルタイムで管理。
【特長】
■監視カメラ・電子錠で24時間365日万全なセキュリティ
■webシステムで保存文書の内容明細を登録可能
■保存ファイルを電子化し、いつでも閲覧・PDFで送信が可能
■新規依頼・在庫確認・貸出・返却・閲覧・廃棄依頼もwebから申込
■ICタグで管理
■Bluetoothで集配データを送信
※詳しくはお問合せいただくか、PDFをダウンロードしてご覧ください。
SMART-SLNET サービス
クラウド型ワークフロー『WaWaFlow』
機密文書リサイクル処理「溶解BOX」
有限会社今村化学 総合カタログ
個人データ管理システム『Zebra6』
シグマシュレッダ SGX－C3144GP
見積書・請求書発行も簡単！文書管理システム『EasyBill』
『EasyBill』は、ExcelやWordで作成した社外向け文書を
簡単にハンコ入りPDF化し、保存・再利用できるシステムです。
作成できる文書は、見積書・請求書・注文書のほか、
内定証明書や在職証明書など幅広く対応。
既存文書と同じ操作感でデジタル化でき、スマホやタブレットでもそのまま利用可能。
【こんな課題を解決】
・紙のやり取りや押印が面倒
電子文書と電子印鑑で印刷・押印・郵送の手間を削減
・文書管理が煩雑
すべての文書を一元管理。検索ですぐに必要な文書を見つけられる
・リモートワーク時の承認が非効率
オンライン承認で場所を問わず作業可能。承認状況もリアルタイムで確認
承認済み文書はサーバにPDFで自動保存され、検索も簡単。
業務効率化とペーパーレス化を同時に実現します。
＜ 詳しい機能や導入事例は、下記のカタログダウンロードボタンからご確認ください。＞
【導入事例】オフィス・ SSFCカードの利用（入退室管理）
今回のオフィスは、1階と2階のフロアが階段で繋がる特殊なレイアウトであり、
開放感あるオフィスをパーテーションで間仕切ることができませんでした。
そこでセキュリティエリアとの境界に「スイングゲート」を設置、入退室管理
カードリーダにて規制をしました。
その他にオフィス内のセキュリティ確保のために、重要書類についてはセキュリティ
キャビネットに収納、パソコンログインと複合機の出力もICカード認証を採用する
こととし、紛失や社内部外者の無断閲覧を防止することにしました。
そのICカードには、SSFCカードを採用し、ID番号の共有はもちろんのこと、
入室履歴がなければ、パソコンログインや複合機操作、キャビネット操作が
できない制御を実現しました。
【事例】
■場所：オフィス
■導入製品
・入退室管理システム「オアリ」
・バリアフリー・スイングゲート
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
クラウド型ワークフローサービス『WebNESTEE STAMP』
機密文書リサイクル『タカハデータセキュリティセンター』
倉庫・文書保管サービス
当社では、「預けてある○○に関するデータが欲しい」といった電話での
お問合せにもスピーディに対応。全国的な輸送ネットワークとの連携により、
当センターから首都圏はもちろん日本各地へ直ちにデリバリー可能な体制を整えております。
緊急時のニーズにもしっかりお答え。また、コンピュータシステムによる
在庫管理で逐次、保存期間の満了・数量など保管情報を提供し、法定の
保存期間が過ぎた書類は、万全のセキュリティ対策のもと廃棄処分も行っています。
【特長】
■徹底した在庫管理
・コ ンピュータによる在庫管理
・人や物の出入りを徹底管理
・徹底管理下で廃棄処分
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
機密書類 出張裁断処理サービス『Onsite RDVサービス 』
『Onsite RDVサービス』は、シュレッダー搭載車でお客様のもとへ
直接出向き、排出される機密書類をお客様の目の前で裁断し、
機密を抹消する、出張裁断処理サービスです。
機密書類を安全・確実に処理し、リサイクルできるシステムで
シュレッダー後は製紙会社にて溶解し、再資源化します。
【メリット】
■機密の取扱いとリサイクルに関して教育訓練を受けた
当社社員がお客様の目の前で出張裁断
■処理時 間が短時間で一般業務に支障がない
■機密書類を細かく裁断し情報抹消後に運搬するため、運搬中の事故や
処理先での長期間ストック時も機密の漏洩の心配がない
■「裁断証明書」及び「リサイクル証明書」を発行
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問い合わせください。
名刺WEB発注システム『プリントバーンII』
『プリントバーンII』は、名刺関連業務の校正・承認・発注・履歴管理等の
一連のお客様業務を効率化するWebサービスです。
お客様にWeb上でご発注頂いた名刺内容が印刷データとして自動生成される
ためリアルタイムに印刷イメージの画面確認が可能。
また、CSVデータによる、人事データの取り込み機能・書出し機能を完備。
人事異動時期の部署名・役職名の一括変更や人事管理システムなど
他のサービスとの連動も簡単に処理できます。
【特長】
■リアルタイムプレビューで、スピーディーで正確な校正
■インポート・エクスポート機能で一括データ更新
■最大100箱の一括発注、一括プレビューが可能
■カスタマーセンターによる迅速な対応、安心のサポート
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
最短1日で確実処理！実績3,000件以上の機密文書処理サービス
ポストシュレッダー（シュレッダー単体・固形機一体タイプ）
当社では、省スペース・高性能/中量の機密書類処理が求められる事業所に
適した『ポストシュレッダー（シュレッダー単体・固形機一体タイプ）』を
取り扱っています。
リーズナブルな価格&リサイクルシステム/細断屑の減容（1/10）と、
衛生的な回収処理を実現しております。
【特長】
■段ボールケースに入ったまま投入できる（一度に約20,000枚）
■細断サイズは1～40ミリまで自由に設定可能（オプション）
■製本されたファイル・各種カード、CD-ROM、フロッピーなども処理可能
■設置場所の省スペースが計れる（2～4トン車にも搭載OK）
■丸めた紙、大きな図面なども処理可能
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
気密書類溶解サービス『セキュアPM』
海外赴任に必要な書類を翻訳[戸籍謄本契約、 住民票翻訳、通帳翻訳]
![海外赴任に必要な書類を翻訳[戸籍謄本契約、住民票翻訳、通帳翻訳]](https://image.mono.ipros.com/public/product/image/55c/2001250651/IPROS2344938882756081058.jpg)
社内ポータル＜AtoZ portal＞
AtoZ portalで実現する「社内ポータル」は、バラバラな情報を
1つにまとめることを目的としたソリューションです。
導入からサポートまで、ワンストップでご利用いただけるクラウド
サービスとなっており情報共有の充実・高速化を実現。
また、サイト内の検索/カテゴリに応じた絞り込みにより素早く
コンテンツの検索が可能になり、Excelでページを簡単に更新、
コンテンツ作成の属人化を解消します。
【特長】
■豊富な検索性で日々の情報検索をより便利に
■コンテンツを充実させながらサイト運用の効率改善
■社内ポータルに適したデザインユーザーの操作性・可読性を向上
■インフラ運用・保守業務をアウトソーシング
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
書類の電子化アドバイザリーサービス
本サービスでは、書類の電子化に関わる、不安・疑問・課題を解決します！
月１回のWEBミーティングにより、 電子帳簿保存法等の法令面・ガバナンス体制・電子契約に対するアドバイス等を行います！
また日々生まれる不安や課題は、メール・チャットでご相談いただけます。
ポイント１：効果的な運用を実現！
「導入したが、上手に使えていない・・・」「もっと良い活用の仕方があるのでは・・・」「この活用の仕方って、法律に違反していないかな・・・」そんなお悩みを、月次ミーティング・フォローアップサポートで解決いたします。
ポイント２：税法に精通する専門家が サポート！
税法のプロフェッショナルである税理士法人ケインズアイを有しており、専門家がサポートします。
ポイント３：法令改正にも対応し、活用提案！
改正される法令により、規制が緩和しております。最新の法令改正を鑑み、業務改善につながる提案をいたします。
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お気軽にお問合せください。
書類管理システム『pupuシステム』
『pupuシステム』は、書類の抜き差しを綴じ具に一切触れずに自在に出来る
書類管理システムです。書類を収納した「pupuホルダー」は「pupuファイル」に
瞬時に綴じ、瞬時に取り出すことができます。
現在『pupuシステム』は独自開発したホルダーと、指定する市販2社のファイルから
構成さ れていますが、「pupuファイル」は本来2本の綴じ具だけあればよく、
専用化すれば安価、多用途化できるため、当社では、協力企業を求めております。
詳しくはお気軽に、お問い合わせください。
【使用可能ファイル】
■キングジム：No.4073(両開き、3cm背幅)、No.4075(両開き、5cm背幅)、
No.4078(両開き、8cm背幅)、No.4373(片開き、3cm背幅)、
No.4375(片開き、5cm背幅)
■コクヨ：フ-VM630M(片開き、3cm背幅)
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
マルチシュレッダー『NPS350』
シュレッダー【シグマー技研】
シュレッダー・破砕機
「シグマシュレッダ」は、RICUTシュレッダの後継機です。
シュレッダ機能紹介 -Safety＆Ecology-
常に安全性を第一に考えながら、環境配慮とセキュリティが求められる時代に誕生したシグマシュレッダ。安全性を重視する、投入口安全機構の採用とメインパワーオートオフ機能で誤操作による事故を防止。独自の圧縮裁断・クロスカット方式の採用で、情報セキュリティをしっかり確保。 全機種グリーン購入法適合商品であり、待機電力0Wを実現した、人に、環境に優しいシュレッダです。
・セキュリティ対策も万全です。
圧縮細断・クロスカット方式の採用で、セキュリティ機能をしっかり確保。さらにかさばりの少ないチップ状態を可能とし、細断チップの収容力を高めました。
・メンテナンスフリーの強靭なカッタを搭載
シュレッダのメンテナンスで最も手間と費用を要するのがカッタの取り換えです。 シグマシュレッダでは、カッタ材料に工具鋼を使用し刃を焼入れ処理。独自の形状設計とトルクの大きいモータを使用することでこの問題を解決しています。
インクリボン専用シュレッダー『SS-14』
【長崎県の企業様必見！】オフィスの紙媒体の電子化をサポ－ト！
内部統制の課題となっている「文書管理」、分かってはいるけれど優先順位は低くなりがち。という事ありませんか？
もし、事務所移転やレイアウト変更などを計画されているのであれば、これは一石二鳥のチャンスです！
全ての保有文書を移動させるタイミングに合わせて「文書管理」の仕組みづくりを始めてみませんか？
当社では事前調査から移転先での運用開始までをサポート。
管理状況の実態調査・ヒアリングなどの結果を元に課題・問題点の把握を
行い、紙資料の保有量削減・移転作業のスケジュール・移転後の運用案など現状を踏まえた整備提案を実施します。
内部統制を意識した文書管理は「説明責任」「危機管理」「知識資産の活用」を実現し、業務の質向上と企業の信頼性向上に貢献します。
【事務所移転時の導入利点】
■文書管理の実態把握が出来る
■管理状況の問題点が見える
■体制が作りやすい
■社員の意識が高まる
■予算確保がしやすい
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
管理ＢＯＸ for マイナンバー
クラウド型名刺印刷サービス『UniC@rd』
オフィスシュレッダSXI-152CE
機密文書抹消サービス
書類業務を改善するワークフローシステム。ペーパーレスで作業効率化
マニュアル作成・運用 サービス『COCOMITE（ココミテ）』
保管・処理サービス
【ペーパーレス化、省人化】入館受付システム
電子帳簿システム『DataDelivery』
名簿管理システム『めい坊』
電帳法に対応したクラウドストレージ『ibisStorage』
『ibisStorage』は、電子帳簿保存法に対応したセキュアな
クラウドストレージです。
電⼦帳簿保存法では、電⼦データで帳簿や証票を保存する際の保存要件を定めており、
2024年1月1日からすべての事業者に義務化されます。
『ibisStorage』は下記の電⼦帳簿保存法に定められた電⼦データの
保存要件に対応しています。
また、高度なファイル保護機能と柔軟なアクセス権限のコントロール
により安全なクラウドシステム を提供します。
【特長】
■取引年⽉⽇・取引⾦額・取引先による検索が可能
■⽇付または⾦額の範囲指定による検索が可能
■2つ以上の任意の記録項⽬を組み合わせて検索が可能
※詳しくはPDFダウンロードまたは、お気軽にお問い合わせ下さい。
インクリボンシュレッダー『GRASYS-BIT』
『文書保管サービス』
中小企業向け総合管理システム IMware アイエムウェア
紙溶解処理機 ファイン ペーパーブロック PB-3000F
機密文書を裁断せずに溶解処理してコンパクトに圧縮する紙溶解処理機です。指紋認証を導入し、機密文書処理のルール化と高いセキュリティを確保することが可能です。溶解処理に必要なものは100V電源と水道水のみ。水道設備は必要ありません（水道直結も可能）。
【特長】
■一度の投入で約3000枚をおよそ３時間で溶解します。
■溶解処理に必要なものは100V電源と水道水のみです。
■書類を水溶液の中で攪 拌溶解し、圧縮成形するため機密保守は万全。
■指紋認証を導入し、機密文書の取扱者を限定することが可能です。
■溶解されたブロックは有価物です。CO2を削減します。
※詳細は資料請求して頂くかダウンロードからPDFデータをご覧下さい。
（法人番号：1120901008401）
内部統制文書化ツール『SOX+（ソックスプラス）』
『SOX+（ソックスプラス）』は、フローチャート/業務記述書/リスクコントロールマトリクス（RCM）
といった内部統制文書を、圧倒的な操作性で簡単に素早く作成できる内部統制文書化支援ツールです。
フローチャートからの修正だけでなく、業務記述書やRCMを直接修正してフローチャート側に
取り込 むこともできますので、その時々に応じた好適な方法でメンテナンスを行うことができます。
さらに、手作業ではどうしても発生してしまう3点セットの文書間の整合性についても、
ツールが自動的に確保・維持してくれるので、整合性が保たれているかなどの余計な
チェック作業が一切不要となり、コスト削減に大きく繋げることができます。
【特長】
■業務の可視化、内部統制文書化、リスク管理
■優れた機能と操作性により、素早く内部統制文書を作成
■内部統制文書のメンテナンスも楽に
■整合性の完全維持
■優れたカスタマイズ性
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
kintone×総務効率化パック
当社では、業務の”見える化”と”属人化の排除”を実現する業務効率UP
アプリパック『kintone×総務効率化パック』をご提供しております。
kintoneを使ってメンバーに共有すれば、いつでも最新の情報や進捗状況が
リアルタイムで確認可能。自動リマインド機能で更新漏れも防止できます。
また、総務部門が手がける業務である新入社員の入社手続き、防災訓練の
手順などのノウハウをkintone上に共有し、いつでも検索・閲覧できる
ようにすることで、個人に依存することなく作業を進めることができる
ようになります。
【特長】
■対応の手間をツールで削減
■日常業務スピードUP
■属人化を解消
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
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総務における文書管理と電子化
総務における文書管理と電子化とは？
総務部門における文書管理と電子化は、社内外の重要書類を効率的かつ安全に保管・活用するためのプロセスです。目的は、情報共有の円滑化、業務効率の向上、コンプライアンス遵守、そして災害時の事業継続性確保にあります。
課題
物理的スペースの圧迫
大量の紙媒体の書類が保管スペースを占有し、管理コストが増大しています。
検索性の低さと時間的ロス
必要な書類を探すのに時間がかかり、業務のボトルネックとなっています。
情報漏洩・紛失リスク
紙媒体は盗難や災害による紛失、情報漏洩のリスクが常に伴います。
ペーパーレス化の遅延
電子化が進まず、紙ベースの承認プロセスなどが残存し、非効率を生んでいます。
対策
文書管理システムの導入
文書の登録、検索、共有、アクセス権管理などを一元化し、効率的な運用を実現 します。
スキャニングとOCR活用
紙媒体をデジタル化し、OCR（光学文字認識）でテキスト検索可能にすることで、検索性を向上させます。
クラウドストレージの活用
安全なクラウド環境に文書を保管し、場所を選ばずにアクセス可能にし、バックアップ体制を強化します。
ワークフローシステムの連携
文書の申請・承認プロセスを電子化し、ペーパーレス化と業務スピードの向上を図ります。
対策に役立つ製品例
統合文書管理システム
文書のライフサイクル全体を管理し、検索、共有、バージョン管理、アクセス権設定などを包括的にサポートします。
クラウド型文書スキャナー＆OCRサービス
高精度なスキャン機能とOCR技術により、紙文書を 素早くデジタル化し、検索可能なデータに変換します。
セキュアなクラウドストレージサービス
強固なセキュリティと冗長化されたシステムで、重要な文書を安全に保管し、いつでもどこでもアクセスできる環境を提供します。
電子申請・ワークフローシステム
申請、承認、回覧などの業務プロセスをオンライン化し、紙の書類のやり取りを削減して業務効率を大幅に改善 します。
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