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文書管理と電子化とは？課題と対策・製品を解説
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総務における文書管理と電子化とは？
総務部門における文書管理と電子化は、社内外の重要書類を効率的かつ安全に保管・活用するためのプロセスです。目的は、情報共有の円滑化、業務効率の向上、コンプライアンス遵守、そして災害時の事業継続性確保にあります。
各社の製品
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一度にダウンロードできるカタログは20件までです。
【士業向け】A4カラーLEDプリンター C651dnw
【人材業界向け】EasyBillで業務効率化
名刺WEB発注システム『プリントバーンII』
『プリントバーンII』は、名刺関連業務の校正・承認・発注・履歴管理等の
一連のお客様業務を効率化するWebサービスです。
お客様にWeb上でご発注頂いた名刺内容が印刷データとして自動生成される
ためリアルタイムに印刷イメージの画面確認が可能。
また、CSVデータによる、人事データの取り込み機能・書出し機能を完備。
人事異動時期の部署名・役職名の一括変更や人事管理システムなど
他のサービスとの連動も簡単に処理できます。
【特長】
■リアルタイムプレビューで、スピーディーで正確な校正
■インポート・エクスポート機能で一括データ更新
■最大100箱の一括発注、一括プレビューが可能
■カスタマーセンターによる迅速な対応、安心のサポート
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
「伝」電子証憑伝送サービス - 請求書の郵便料金を40%以上削減
当サービス「伝（でん）」は、毎月郵送している請求書、納品書、領収書、見積書などを電子化した証憑（しょうひょう）PDFファイルとして、メールに添付するよりも安全にコストを抑えつつ顧客へ送るためのサービスです。
郵便料金を40％以上削減し、販売管理システムの変更も印刷をプリンターで印刷する部分をPDF出力するようにするだけで、ご利用いただけます。
エクセルで作成した請求書をPDF形式で出力した り、手書きの請求書をスキャナでPDF形式で保存したPDFファイルでもご利用いただけます。
請求書だけでなく、納品書、見積書、企画書など秘匿性の高い帳票や書類のPDFをお送りしたい場合にもご利用いただけます。
※当サービス「伝」は法人様、個人事業主様向けのサービスです。
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
※料金については、関連リンクをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
名刺発注システム『クラウド法人名刺』レイアウト自動調整で工数削減
東京レ コードマネジメント 文書管理
『文書保管サービス』
機密文書廃棄サービス『iSS-BOX/SS-BOX』
NTTロジスコの機密文書廃棄サービス『iSS-BOX/SS-BOX』は､企業から
排出される機密文書/機密書類を､安全かつ確実に回収・処理し､機密の滅却
とともに文書/書類溶解処理後､リサイクル製品に再生する一環の仕組みを
持った､地球環境に配慮した機密文書廃棄サービスです。
シュレッダーで裁断処理する場合と比較して､ホチキスやクリップを外す
手間もなく､裁断時間もかからず､また音も裁断屑も出ないため快適 な
オフィス環境が保たれます。
機密文書廃棄サービスには､BOX内に蓄積された書類の重量が満杯に近くなった
時点で回収者に自動通知・回収にお伺いする「iSS-BOX」と､事前に回収サイクルを
設定し､決められた曜日に回収を行う「SS-BOX」の2種類がございます。
【iSS-BOXの流れ】
1.不要書類投入
2.回収者に自動通知
3.施錠・回収
4.他製品にリサイクル
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
マルチシュレッダー『NPS350』
ポストシュレッダー
『ポストシュレッダー』は、個人情報保護に関する機密書類や個人データの
消去、廃棄に適したシステムです。
投入口より細断したい紙を投入するだけで、クロスカットに細断されます。
また、特殊カッター刃は耐久性抜群の高性能で驚くほどの短時間で処理。
半永久的に使用でき、維持費が軽減できます。
【特長】
■一度に500～3000枚（A4・PPC用紙）を連続投入可能
■細断サイズも1～40ミリまで自由に選択可（オプション）
■カッター刃の交換がワンタッチででき、半永久的な細断能力を維持できる
■各種カード、CD-ROM、フロッピーなども処理可能
■製本された書類やファイルされた書類もそのまま投入可能
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
第一電子株式会社 事業紹 介
--ひと目でわかる穴LOG（アナログ）加工で重要書類の管理--
オフィスシュレッダSXI-152CE
SMART-SLNET サービス
日本版SOX法対応 内部統制ソリューション
業務フロー、業務記述書、RCMの出力機能を備えた、
日本版SOX法に対応したソリューションパッケージです。
『自動化』
➡業務フローを作成後、プロセス詳細ならびにリスク、コントロールを登録し、
業務記述書、リスクコントロールマトリクス（RCM）を自動作成。
転記漏れや不正を防止。
『可視化』
➡業務フロー、業務記述、リスク、コントロール情報を子会社、グループ会社も含め、同じデータベース上にて一元管理。
離れた拠点からでもWEB上から3点セットを確認することができます。多言語にも対応。
業務フローを階層化でき、必要に応じてクリックして詳細フロー図を表示／非表示。
別サーバに格納した社内規定書類を図にリンク／埋め込み可能。J-SOX対応だけにとどまらず、全社的プロセス管理に実践的な仕様。
また、業務記述、リスク、コントロール、組織・部門情報をマスター化することにより、
元データを変更するだけで、コピーして貼り付けした、別フロー／別階層上の図形・情報にも自動的に反映。
※現在お使いの文書の移行、セキュリティ強化、サーバ構築などインフラの変更もご相談承ります。
インクリボンシュレッダー『GRASYS-BIT』
【導入事例】オフィス・ SSFCカードの利用（入退室管理）
今回のオフィスは、1階と2階のフロアが階段で繋がる特殊なレイアウトであり、
開放感あるオフィスをパーテーションで間仕切ることができませんでした。
そこでセキュリティエリアとの境界に「スイングゲート」を設置、入退室管理
カードリーダにて規制をしました。
その他にオフィス内のセキュリティ確保のために、重要書類についてはセキュリティ
キャビネットに収納、パソコンログインと複合機の出力もICカード認証を採用する
こととし、紛失や社内部外者の無断閲覧を防止することにしました。
そのICカードには、SSFCカードを採用し、ID番号の共有はもちろんのこと、
入室履歴がなければ、パソコンログインや複合機操作、キャビネット操作が
できない制御を実現しました。
【事例】
■場所：オフィス
■導入製品
・入退室管理システム「オアリ」
・バリアフリー・スイングゲート
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
社内ポータル＜AtoZ portal＞
AtoZ portalで実現する「社内ポータル」は、バラバラな情報を
1つにまとめることを目的としたソリューションです。
導入からサポートまで、ワンストップでご利用いただけるクラウド
サービスとな っており情報共有の充実・高速化を実現。
また、サイト内の検索/カテゴリに応じた絞り込みにより素早く
コンテンツの検索が可能になり、Excelでページを簡単に更新、
コンテンツ作成の属人化を解消します。
【特長】
■豊富な検索性で日々の情報検索をより便利に
■コンテンツを充実させながらサイト運用の効率改善
■社内ポータルに適したデザインユーザーの操作性・可読性を向上
■インフラ運用・保守業務をアウトソーシング
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
内部統制文書化ツール『SOX+（ソックスプラス）』
『SOX+（ソックスプラス）』は、フローチャー ト/業務記述書/リスクコントロールマトリクス（RCM）
といった内部統制文書を、圧倒的な操作性で簡単に素早く作成できる内部統制文書化支援ツールです。
フローチャートからの修正だけでなく、業務記述書やRCMを直接修正してフローチャート側に
取り込むこともできますので、その時々に応じた好適な方法でメンテナンスを行うことができます。
さらに、手作業ではどうしても発生してしまう3点セットの文書間の整合性についても、
ツールが自動的に確保・維持してくれるので、整合性が保たれているかなどの余計な
チェック作業が一切不要となり、コスト削減に大きく繋げることができます。
【特長】
■業務の可視化、内部統制文書化、リスク管理
■優れた機能と操作性により、素早く内部統制文書を作成
■内部統制文書のメンテナンスも楽に
■整合性の完全維持
■優れたカスタマイズ性
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
シグマシュレッダ SGX－C3144E
名簿管理システム『めい坊』
承認ワークフローシステム＆グループウェア『WebNESTEE』
『WebNESTEE』は、Webベースで実現する小規模から大規模まで利用可能な
ワークフローシステムです。
稟議等の申請から、多段階の承認ルートを設定でき、稟議状況を
リアルタイムに確認する事が可能。申請書などのフォーム作成や
承認ルートの設定などで自由度の高いシステムになっていますので、
将来への変化にも柔軟に対応する事ができます。
また、内部統制の運用に必要な監査機能も備えており、よりよい
ワークフロー環境をご提供します。
【特長】
■Web画面で驚くほどの操作性を実現
■小規模から大規模まで利用可能
■項目や罫線などを自由に配置
■リアルな押印で日本的な書式も対応可
■多彩なサンプル書式
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
倉庫・文書保管サービス
当社では、「預けてある○○に関するデータが欲しい」といった電話での
お問合せにもスピーディに対応。全国的な輸送ネットワークとの連携により、
当センターから首都圏はもちろん日本各地へ直ちにデリバリー可能な体制を整えております。
緊急時のニーズにもしっかりお答え。また、コンピュータシステムによる
在庫管理で逐次、保存期間の 満了・数量など保管情報を提供し、法定の
保存期間が過ぎた書類は、万全のセキュリティ対策のもと廃棄処分も行っています。
【特長】
■徹底した在庫管理
・コンピュータによる在庫管理
・人や物の出入りを徹底管理
・徹底管理下で廃棄処分
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
オートフィードマイクロカットシュレッダー『NPS560AF』
クラウドストレージ『ibisStorage』
『ibisStorage』は、電子帳簿保存法に対応したセキュアな
クラウドストレージです。
高度なファイル保護機能と柔軟なアクセス権限のコントロール
に加え、電子帳簿保存法に定められた電子データの保存要件に
対応することで安心・安全なクラウドシステムを提供。
お客様の業務のDX化を強力にサポートします。
【機能(一部)】
■承認済みパソコンのみをアクセス許可
■ファイル更新履歴からいつでもファイルを復元
■過失や故意のファイル削除、破壊からファイルを保護
■ランサムウェアの脅威からファイルを保護
■権限変更履歴などの監査ログ機能
※詳しくは関連リンクをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
内部統制を意識した「文書管理」事務所移転時の導入提案
内部統制の課題となっている「文書管理」、分かってはいるけれど優先順位は低くなりがち。という事ありませんか？
もし、事務所移転やレイアウト変更などを計画されているのであれば、これは一石二鳥のチャンスです！
全ての保有文書を移動させるタイミングに合わせて「文書管理」の仕組みづくりを始めてみませんか？
当社では事前調査から移転先での運用開始までをサポート。
管理状況の実態調査・ヒアリングなどの結果を元に課題・問題点の把握を
行い、紙資料の保有量削減・移転作業のスケジュール・移転後の運用案など現状を踏まえた整備提案を実施します。
内部統制を意識した文書管理は「説明責任」「危機管理」「知識資産の活用」を実現し、業務の質向上と企業の信頼性向上に貢献します。
【事務所移転時の導入利点】
■文書管理の実態把握が出来る
■管理状況の問題点が見える
■体制が作りやすい
■社員の意識が高まる
■予算確保がしやすい
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
機密文書リサイクル『タカハデータセキュリティセンター』
最短1日で確実処理！実績3,000件以上の機密文書処理サービス
資産・備品管理システム『備品マネージャー2』
『備品マネージャー2』は、2次元バーコード（QRコード）付の備品ラベルを
使い、資産・備品の登録から棚卸、移管、廃棄までを一貫して管理できる
資産・備品管理システムです。
備品情報をデータベース管理し情報を共有化することで、
管理者の作業負担を軽減できます。
【特長】
■備品情報の登録(写真も登録)
■備品情報の検索(写真付き一覧作成や、棚卸されていない備品の研削)
■リース資産の管理(借入・返却・リース期限・リース料金の管理)
■簿価算出リストで、減価償却作業を支援
■QRコードラベルを使って棚卸(管理部署・所在変更)など
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
クラウド型名刺印刷サービス『UniC@rd』
『機密文書処理代行サービス』のご案内
オフィス備品在庫管理「イーストック」
オフィスの備品管理のこんな課題にお困りではありませんか？
「備品のエクセル管理が大変」
「備品が無くなって補充に気がつく」
「備品管理の運用コストをおさえたい」
「備品の使用期限が過ぎていた」
一つでも該当する課題があればイーストックで解決！
イーストックはオフィス備品の在庫を誰でも簡単に管理できるクラウドサービスです。
[特 徴]
01：バーコードを使って簡単に入出庫可能。バーコードリーダ以外に、スマフォのアプリでも読み取り可能！
02：備品の補充タイミングをメールで通知。在庫切れを防ぎます。
03：備品の"期限"をお知らせ。賞味期限や消費期限のあるアイテムの管理が可能です。
03：アマゾンウェブサービス（AWS）を利用することで、安心・安全なサービス提供を行っております。
情報管理コンサルティング
当社では、様々な情報管理コンサルティングを行っております。
組織内における情報管理研修の企画・実施をはじめ、記録・情報の
ライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・管理ルールの見直しサポートや、
歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイスなどに対応。
紙・電子問わず、記録・情報のライフサイクルを意識した運用および
ハードウェアの最適化、コストの削減等について、様々なソリューション
をご提案いたします。
【コンサルティングサービスの一例】
■組織内における情報管理研修の企画・実施
■記録・情報のライフサイクルに応じた適切な取り扱い方・
管理ルールの見直しサポート
■歴史的文書の整理方法・目録作りのアドバイス
■情報管理のシステム化対応サポート
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
気密書類溶解サービス『セキュアPM』
インクリボン専用シュレッダー『SS-14』
文書保管サービス『I BOX』
ISMS情報セキュリティマネジメントシステム『ISO2７00１：2005』の認証を受けた万全なセキュリティ体制の文書保管センターで安全にお預かりいたします。
都心遠隔地で保管することによりにより、『首都災害時のリスク低減』を実現、『情報保護の管理、セキュリティ体制』の完備された保管施設によりお客様の重要な書類を安全にお預かり致します。
保管倉庫は、24時間365日セキュリティ完備、重要書類・機密文書を安全に保管するための専用倉庫です。
保存箱には新規入庫の際に、ICタグと管理用バーコードを活用し、入庫から保管、出庫、配送・お届けまでリアルタイムで管理。
【特長】
■監視カメラ・電子錠で24時間365日万全なセキュリティ
■webシステムで保存文書の内容明細を登録可能
■保存ファイルを電子化し、いつでも閲覧・PDFで送信が可能
■新規依頼・在庫確認・貸出・返却・閲覧・廃棄依頼もwebから申込
■ICタグで管理
■Bluetoothで集配データを送信
※詳しくはお問合せいただくか、PDFをダウンロードしてご覧ください。
機密文書処理サービス『保護（まもる）くん』
社内での情報保護を可能とするバツグンの機密性。
日々発生する不要文書はすべておまかせください。
機密文書が投入された保護（まもる）くんを本体ごと交換するデイリーユースモデル。
一度投入したら取り出し不可の構造で、社内秘文書にも対応するS/M/L。
あらかじめ箱詰めされた帳票類などのご利用を想定した、ご責任者にのみ鍵をお預けする
キャビネットの４種類から、オフィスや廃棄文書の発生状況に合わせてお選びいただけます。
【特長】
●豊富なバリエーション
●安心構造
●メンテナンスフリー
●柔軟な対応
【こんなニーズに最適】
●シュレッダーに携わる時間を減らしたい。
●部署により書類の発生量が異なる。
●個人情報の処分にログを残したい。
●処分までに再度閲覧の可能性がある。
◆◆詳細は資料請求またはカタログをダウンロードして下さい◆◆
機密書類をオフィス内で処理！書類自動溶解機『PB-300S』
紙溶解処理機 ファインペーパーブロック PB-3000F
機密文書を裁断せずに溶解処理してコンパクトに圧縮する紙溶解処理機です。指紋認証を導入し、機密文書処理のルール化と高いセキュリティを確保することが可能です。溶解処理に必要なものは100V電源と水道水のみ。水道設備は必要ありません（水道直結も可能）。
【特長】
■一度の投入で約3000枚をおよそ３時間で溶解します。
■溶解処理に必要なものは100V電源と水道水のみです。
■書類を水溶液の中で攪 拌溶解し、圧縮成形するため機密保守は万全。
■指紋認証を導入し、機密文書の取扱者を限定することが可能です。
■溶解されたブロックは有価物です。CO2を削減します。
※詳細は資料請求して頂くかダウンロードからPDFデータをご覧下さい。
（法人番号：1120901008401）
【北九州の企業様必見！】オフィスの紙媒体の電子化をサポ－ト！
内部統制の課題となっている「文書管理」、分かってはいるけれど優先順位は低くなりがち。という事ありませんか？
もし、事務所移転やレイアウト変更などを計画されているのであれば、これは一石二鳥のチャンスです！
全ての保有文書を移動させるタイミングに合わせて「文書管理」の仕組みづくりを始めてみませんか？
当社では事前調査から移転先での運用開始までをサポート。
管理状況の実態調査・ヒアリングなどの結果を元に課題・問題点の把握を
行い、紙資料の保有量削減・移転作業のスケジュール・移転後の運用案など現状を踏まえた整備提案を実施します。
内部統制を意識した文書管理は「説明責任」「危機管理」「知識資産の活用」を実現し、業務の質向上と企業の信頼性向上に貢献します。
【事務所移転時の導入利点】
■文書管理の実態把握が出来る
■管理状況の問題点が見える
■体制が作りやすい
■社員の意識が高まる
■予算確保がしやすい
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください。
西研の３S活動ご案内（整理・整頓・清掃）
保管・処理サービス
【総務・経理向け】重要書類の管理に！『打抜機』のご紹介
超微細カットシュレッダー『KS-1275-0105』
オフィスシュレッダーとの違いについて
多くの企業では、オフィスシュレッダーを使用し、機密情報を破棄します。
しかし、重要な機密情報が漏れてしまえば企業存続の危機となります。
セキュリティーが確実に守れて、環境問題に貢献できる方法があれば、
オフィスシュレッダーの必要はなく、無駄なコスト削減に繋がります。
当社では、機密情報抹消サービスを行っており、お客様よりお預かりした
機密文書・メディアデータを、確実に抹消します。
今までシュレッダー作業にかけていた手間暇がなくなります。
そのため、より生産性のある仕事に集中していただくことが可能です。
【シュレッダーを当社サービスに変更するメリット】
■経費の削減につながる
■リサイクルに貢献できる
■シュレッダー作業の手間が省け、業務の効率化が見込める
※詳しくは外部リンクページをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
超微細カットシュレッダーKOSTAL『KS-1275-0105』
機密文書抹消サービス
電帳法に対応したクラウドストレージ『ibisStorage』
『ibisStorage』は、電子帳簿保存法に対応したセキュアな
クラウドストレージです。
電⼦帳簿保存法では、電⼦データで帳簿や証票を保存する際の保存要件を定めており、
2024年1月1日からすべての事業者に義務化されます。
『ibisStorage』は下記の電⼦帳簿保存法に定められた電⼦データの
保存要件に対応しています。
また、高度なファイル保護機能と柔軟なアクセス権限のコントロール
により安全なクラウドシステム を提供します。
【特長】
■取引年⽉⽇・取引⾦額・取引先による検索が可能
■⽇付または⾦額の範囲指定による検索が可能
■2つ以上の任意の記録項⽬を組み合わせて検索が可能
※詳しくはPDFダウンロードまたは、お気軽にお問い合わせ下さい。
シュレッダー【シグマー技研】
シュレッダー・破砕機
「シグマシュレッダ」は、RICUTシュレッダの後継機です。
シュレッダ機能紹介 -Safety＆Ecology-
常に安全性を第一に考えながら、環境配慮とセキュリティが求められる時代に誕生したシグマシュレッダ。安全性を重視する、投入口安全機構の採用とメインパワーオートオフ機能で誤操作による事故を防止。独自の圧縮裁断・クロスカット方式の採用で、情報セキュリティをしっかり確保。 全機種グリーン購入法適合商品であり、待機電力0Wを実現した、人に、環境に優しいシュレッダです。
・セキュリティ対策も万全です。
圧縮細断・クロスカット方式の採用で、セキュリティ機能をしっかり確保。さらにかさばりの少ないチップ状態を可能とし、細断チップの収容力を高めました。
・メンテナンスフリーの強靭なカッタを搭載
シュレッダのメンテナンスで最も手間と費用を要するのがカッタの取り換えです。 シグマシュレッダでは、カッタ材料に工具鋼を使用し刃を焼入れ処理。独自の形状設計とトルクの大きいモータを使用することでこの問題を解決しています。
シグマシュレッダ SGX－C3144GP
お探しの製品は見つかりませんでした。
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総務における文書管理と電子化
総務における文書管理と電子化とは？
総務部門における文書管理と電子化は、社内外の重要書類を効率的かつ安全に保管・活用する ためのプロセスです。目的は、情報共有の円滑化、業務効率の向上、コンプライアンス遵守、そして災害時の事業継続性確保にあります。
課題
物理的スペースの圧迫
大量の紙媒体の書類が保管スペースを占有し、管理コストが増大しています。
検索性の低さと時間的ロス
必要な書類を探すのに時間がかかり、業務のボトルネックとなっています。
情報漏洩・紛失リスク
紙媒体は盗難や災害による紛失、情報漏洩のリスクが常に伴います。
ペーパーレス化の遅延
電子化が進まず、紙ベースの承認プロセスなどが残存し、非効率を生んでいます。
対策
文書管理システムの導入
文書の登録、検索、共有、アクセス権管理などを一元化し、効率的な運用を実現します。
スキャニングとOCR活用
紙媒体をデジタル化し、OCR（光学文字認識）でテキスト検索可能にすることで、検索性を向上させます。
クラウドストレージの活用
安全なクラウド環境に文書を保管し、場所を選ばずにアクセス可能にし、バックアップ体制を強化します。
ワークフローシステムの連携
文書の申請・承認プロセスを電子化し、ペーパーレス化と業務スピードの向上を図ります。
対策に役立つ製品例
統合文書管理システム
文書のライフサイクル全体を管理し、検索、共有、バージョン管理、アクセス権設定などを包括的にサポートします。
クラウド型文書スキャナー＆OCRサービス
高精度なスキャン機能とOCR技術により、紙文書を素早くデジタル化し、検索可能なデータに変換します。
セキュアなクラウドストレージサービス
強固なセキュリティと冗長化されたシステムで、重要な文書を安全に保管し、いつでもどこでもアクセスできる環境を提供します。
電子申請・ワークフローシステム
申請、承認、回覧などの業務プロセスをオンライン化し、紙の書類のやり取りを削減して業務効率を大幅に改善します。
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