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総務・人事・経理支援

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契約書管理と更新漏れ防止とは?課題と対策・製品を解説

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法務における契約書管理と更新漏れ防止とは?

総務・人事・経理支援業界において、法務部門が関わる契約書の適切な管理と、更新時期の失念によるリスク回避を目的とした取り組みです。これにより、法的トラブルの未然防止、コンプライアンス遵守、および事業継続性の確保を目指します。

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法律事務所では、訴状や契約書など、正確で高品質な印刷が求められます。特に、法的文書は、誤字脱字やインクのにじみは許されず、高い可読性が重要です。また、大量の書類を扱うため、印刷速度と耐久性も重要です。B433dnは、高解像度印刷と高速印刷により、訴状などの法的文書を迅速かつ鮮明に印刷できます。

【活用シーン】
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【導入の効果】
・高品質な印刷で、法的文書の信頼性を向上
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【法律事務所向け】B433dn

ISMS情報セキュリティマネジメントシステム『ISO27001:2005』の認証を受けた万全なセキュリティ体制の文書保管センターで安全にお預かりいたします。
都心遠隔地で保管することによりにより、『首都災害時のリスク低減』を実現、『情報保護の管理、セキュリティ体制』の完備された保管施設によりお客様の重要な書類を安全にお預かり致します。
保管倉庫は、24時間365日セキュリティ完備、重要書類・機密文書を安全に保管するための専用倉庫です。
保存箱には新規入庫の際に、ICタグと管理用バーコードを活用し、入庫から保管、出庫、配送・お届けまでリアルタイムで管理。

【特長】
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■webシステムで保存文書の内容明細を登録可能
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■新規依頼・在庫確認・貸出・返却・閲覧・廃棄依頼もwebから申込
■ICタグで管理
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※詳しくはお問合せいただくか、PDFをダウンロードしてご覧ください。

文書保管サービス『I BOX』

当資料では、電子契約の利用前に契約書管理体制の強化をお勧めする
理由について解説しております。

国内の契約書管理環境の整備状況や発生する問題の例、紙の契約書管理方法の
見直しポイントなどについて詳しくご紹介。

参考になる一冊ですので、ぜひご一読ください。

【掲載内容】
■電子契約を導入することになったら
■電子契約の導入検討の進め方
■紙の契約書の管理方法の見直しに困ったら

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

【資料】電子契約の利用前に契約書管理体制の強化をお勧めする理由

1.仕事が早い
2.高い技術力
3.広い対応力
4.合理的コスト

英語翻訳[マニュアル、取扱説明書、技術資料、契約書等]

『pupuシステム』は、書類の抜き差しを綴じ具に一切触れずに自在に出来る
書類管理システムです。書類を収納した「pupuホルダー」は「pupuファイル」に
瞬時に綴じ、瞬時に取り出すことができます。

現在『pupuシステム』は独自開発したホルダーと、指定する市販2社のファイルから
構成されていますが、「pupuファイル」は本来2本の綴じ具だけあればよく、
専用化すれば安価、多用途化できるため、当社では、協力企業を求めております。
詳しくはお気軽に、お問い合わせください。

【使用可能ファイル】
■キングジム:No.4073(両開き、3cm背幅)、No.4075(両開き、5cm背幅)、
       No.4078(両開き、8cm背幅)、No.4373(片開き、3cm背幅)、
       No.4375(片開き、5cm背幅)
■コクヨ:フ-VM630M(片開き、3cm背幅)  

※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。

書類管理システム『pupuシステム』

『LEGAL CONNECTION 弁護士実務パッケージ』は、課題解決の
根拠となる多数の実務解説事例や関連する法令、通達、判例、各種書式・雛形、
改正情報、専門家コラムなどをワンストップで提供する
オンラインデータベースサービスです。

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パッケージ化。

法律改正に対応してアップデートされるコンテンツを定額で安心して
ご利用いただけます。

【特長】
■キーワード横断検索
■ノート機能
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LEGAL CONNECTION 弁護士実務パッケージ

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経験豊富なプロジェクトマネージャーが、専門の翻訳者や校正者と綿密な
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チェックを行っています。

会社法や社内規程、内部統制をはじめ、幅広い文書の翻訳に対応しています。

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 ・専門知識を備える翻訳・校正のエキスパート
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※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。

法務文書翻訳

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法務における契約書管理と更新漏れ防止

法務における契約書管理と更新漏れ防止とは?

総務・人事・経理支援業界において、法務部門が関わる契約書の適切な管理と、更新時期の失念によるリスク回避を目的とした取り組みです。これにより、法的トラブルの未然防止、コンプライアンス遵守、および事業継続性の確保を目指します。

課題

契約書の一元管理の欠如

契約書が部署ごとに分散管理されており、全体像の把握や検索に時間がかかる。これにより、必要な契約書が見つからず、業務効率が低下する。

更新時期の把握漏れ

契約更新の期日が個人の記憶や個別のリマインダーに依存しており、担当者の異動や退職により情報が失われ、更新漏れが発生するリスクが高い。

契約内容の確認不足

更新時に契約内容の見直しが十分に行われず、旧条件のまま更新されることで、不利な条件での契約継続や、最新の法規制への対応漏れが生じる可能性がある。

リスク管理体制の不備

契約締結後の管理体制が脆弱で、契約違反や不履行が発生した場合の早期発見・対応が遅れる。これにより、企業としての信用失墜や損害拡大につながる恐れがある。

​対策

契約書管理システムの導入

契約書を電子化し、一元管理できるシステムを導入することで、検索性向上と情報共有を促進する。

自動リマインダー機能の活用

契約の更新時期や満了時期をシステムが自動で通知する機能を活用し、担当者へのリマインドを徹底する。

契約レビュープロセスの標準化

契約更新時のレビュープロセスを標準化し、必ず複数担当者による確認や、法務部門によるチェックを行う体制を構築する。

リスク評価と監視体制の強化

契約締結時にリスク評価を行い、契約履行状況を定期的に監視する仕組みを導入し、早期に問題を発見・対応できる体制を整える。

​対策に役立つ製品例

電子契約システム

契約書の作成、締結、保管、管理までをオンラインで行えるため、物理的な書類の管理負担を軽減し、検索性を向上させる。

契約管理ソフトウェア

契約書の情報をデータベース化し、更新時期のリマインダー機能や、契約内容の検索機能を備えているため、更新漏れ防止と情報管理の効率化に貢献する。

ワークフローシステム

契約書の承認プロセスを電子化し、担当者間の連携をスムーズにする。また、進捗状況の可視化により、遅延や漏れのリスクを低減する。

AI契約書分析ツール

契約書の内容をAIが分析し、リスク条項の抽出や、契約条件の比較を自動で行うことで、レビューの精度とスピードを向上させる。

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