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バックオフィス自動化とは？課題と対策・製品を解説
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業務効率化・経営支援におけるバックオフィス自動化とは？
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煩雑になりがちな施設内の鍵、担当者任せになっていませんか？
施設内の鍵の管理にぜひ鍵管理機をご検討ください。
【運用例】
客室のマスターキーをはじめ、警備、設備室、エレベーター、貴重品ボックス、レジ・現金機、自動販売機など、ありとあらゆる鍵を一台で管理。
＜Before＞
管理が曖昧で、鍵の紛失や従業員による不正のリスクがあった。
使いたい鍵が見当たらず、誰が持ち出しているか探すのに時間が掛かっていた。
＜After＞
各人ごとに鍵の使用権限が与えられ、実務に使用する鍵以外を使用不可に。
また鍵の使用履歴が残るので不正行為の「けん制効果」が期待できる。
使用したい鍵がなく誰が使っているか分からないときも、鍵管理機で誰が使用中か即座に確認できるので業務の効率化が図れる。
鍵管理機『KBS-1000』【ホテル、旅館の運用例】
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業務効率化・経営支援におけるバックオフィス自動化
業務効率化・経営支援におけるバックオフィス自動化とは？
ホテル・レストラン・ケータリング業界におけるバックオフィス業務（経理、人事、総務、受発注管理など）を、ITツールやシステムを活用して自動化・効率化すること。これにより、人的リソースをコア業務に集中させ、経営判断の迅速化や収益性向上を目指します。
課題
煩雑な事務作業による時間的・人的リソースの圧迫
日々の経理処理、勤怠管理、請求書発行、在庫管理などが手作業中心で、担当者の負担が大きく、コア業務に集中できない状況。
データの一元管理と活用不足
顧客情報、売上データ、在庫情報などが分散しており、リアルタイムでの把握や分析が困難。経営判断の遅れや機会損失に繋がる。
属人的な業務プロセスとノウハウの偏り
特定の担当者にしか分からない業務が多く、担当者の不在時に業務が滞るリスク。また、標準化されたオペレーションが確立されていない。
コスト管理の不透明さと非効率性
仕入れ、人件費、光熱費などのコストがリアルタイムで把握しにくく、無駄な支出が発生しやすい。収益構造の分析も困難。
対策
クラウド型基幹業務システムの導入
経理、人事、給与計算、在庫管理などを一元化し、自動化・効率化するシステムを導入する。
データ分析ツールの活用とBI化
売上、顧客、在庫などのデータをリアルタイムで可視化・分析し、経営判断に役立てるためのツールを導入する。
業務プロセスの標準化とマニュアル化
定型業務を洗い出し、ITツールを活用しながら標準化・マニュアル化を進め、誰でも一定レベルの業務遂行ができるようにする。
外部委託やアウトソーシングの活用
専門性の高い業務や定型的なバックオフィス業務を外部に委託し、社内リソースをコア業務に集中させる。
対策に役立つ製品例
統合型クラウド会計・給与システム
経費精算、請求書発行、給与計算、年末調整などを自動化し、会計データをリアルタイムで管理することで、経理・人事労務の負担を大幅に軽減します。
在庫・発注管理自動化ツール
食材や備品の在庫状況をリアルタイムで把握し、自動で発注点管理や発注指示を行うことで、欠品や過剰在庫を防ぎ、仕入れコストの最適化に貢献します。
顧客管理・予約システム連携ツール
顧客情報、予約履歴、過去の注文履歴などを一元管理し、パーソナライズされたサービス提供や効果的なマーケティング施策の立案を支援します。
勤怠管理・労務管理クラウドサービス
ICカードやスマートフォンでの打刻、シフト管理、有給休暇管理などを自動化し、正確な勤怠データの収集と労務コンプライアンスの遵守を支援します。
