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電子契約とは？課題と対策・製品を解説
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事務・経営管理における電子契約とは？
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『KCDS』は、手元のパソコンやスマホからログインして
同意ボタンを押すだけで、建設工事の請負契約を結ぶことが
できる電子契約システムです。
KCDSサービスを導入した工事店と協力業者の請負契約だけでなく、
協力業者同士の請負契約も、手元のパソコンやスマホの簡単な
操作だけで結ぶことができます。
従来の「紙とハンコ」による契約でかかっている面倒な手間や、
印紙代・印刷費・郵送費などのコストを削減できます。
建設業法が規定する「建設工事の請負契約に情報通信の技術を利用する場合の技術的基準」を満たしている電子契約システムとして、国土交通省からのお墨付きを得ておりますので、安心してご利用ください。
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
建設工事請負契約電子化システム『KCDS』
株式会社早野組様での、建設工事パートナー企業との契約締結における
電子契約サービス「WAN-Sign」の活用事例をご紹介いたします。
従来は、建築本部・土木本部・舗装本部等、同社内の各部門から書面による
注文書請書をパートナー会社に郵送。その後、請書が返送され、受領した
請書は、回収確認を行ったうえで部門ごとに原本を保管していました。
導入後、取引先からは印紙がかからなくてありがたい、思っていた以上に
操作が簡単で便利だ、と評価されています。また、押印の必要が無い事、
郵送の手間と時間が削減された事により、従来は契約締結まで一週間程度
かかっていましたが、即日契約を締結完了できるようになりました。
【事例概要】
■山梨県を中心とした建設工事パートナー企業との契約締結に電子契約を活用
■郵送作業を削減することで、各事業部門のコア業務における生産性アップ
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【電子契約サービス導入事例】株式会社早野組様
業務システム開発が得意な会社が作ったワークフロー
「Findワークフロー」
【主な特長】
・スマートフォン・タブレット対応
・誰でも使える簡単操作とシンプルな画面構成
・クラウド型サービス
・基幹システム連携カスタマイズ可能
【ご利用例】※50種類の申請書テンプレートもご用意しております。
・稟議申請
・購入稟議申請
・総務系申請（休暇届,住所変更届,定期ルート申請 etc…）
・契約書管理
・原価計算書管理
・物件別図面管理
・文書管理（電子帳簿保存法,ISO文書,ライセンス管理 etc…）
上記以外にも様々な場面でご活用頂いております。
基幹システム連携、カスタマイズが可能な商品です。
お客様のご要望に合わせてシステムを構築致します。
【カスタマイズ・オプションご利用例】
・基幹システム連携
・基幹：見積申請⇒Find：承認・決裁⇒基幹：決裁データを受領・反映
・基幹：取引先登録申請⇒Find：承認・決裁⇒基幹：決裁データを受領・反映
・GMOサイン連携（タイムスタンプ）
詳細は弊社へお問合せ・カタログダウンロードをお願い致します。
【建設業向け 工事文書管理対応】Findワークフロー
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事務・経営管理における電子契約
事務・経営管理における電子契約とは？
建設・建築業界における事務・経営管理業務で締結される契約を、紙媒体ではなく電子データで行うことです。契約締結の迅速化、コスト削減、コンプライアンス強化、業務効率化を目的とします。
課題
契約締結の遅延と非効率性
書類の印刷、押印、郵送、保管といったアナログなプロセスが、契約締結に時間を要し、担当者の負担を増大させている。
コスト増加と管理負担
紙の契約書は印刷代、郵送費、保管スペースなどのコストがかかり、紛失や改ざんのリスク管理も煩雑である。
コンプライアンスとセキュリティリスク
紙の契約書は、保管場所のセキュリティや、法改正への対応が遅れるリスクがあり、情報漏洩のリスクも懸念される。
リモートワークへの対応困難
出社が前提のアナログな契約プロセスは、リモートワークの推進や、多様な働き方への対応を阻害する要因となっている。
対策
電子署名による迅速な締結
インターネット経由で電子署名を付与し、契約締結プロセスをオンライン化することで、時間と場所を選ばずに迅速な合意形成を実現する。
ペーパーレス化によるコスト削減と管理効率化
紙媒体を廃止し、電子データで契約を管理することで、印刷費、郵送費、保管スペースを削減し、検索性や管理効率を向上させる。
セキュアな環境での情報管理
暗号化技術やアクセス権限管理により、契約情報の機密性、完全性、可用性を確保し、コンプライアンスとセキュリティリスクを低減する。
クラウドベースのプラットフォーム活用
クラウド上で契約の作成、締結、保管、管理までを一元化できるプラットフォームを利用し、リモートワーク環境下でも円滑な業務遂行を可能にする。
対策に役立つ製品例
クラウド型電子契約サービス
契約書の作成から署名、保管までをオンラインで完結できるため、アナログなプロセスを排除し、締結スピードと管理効率を大幅に向上させる。
電子署名システム
高度な暗号化技術と本人確認機能により、法的効力のある電子署名を付与できるため、契約の信頼性とセキュリティを確保する。
契約管理システム
契約情報を一元管理し、検索、更新、リマインダー機能を備えているため、契約書の紛失リスクを低減し、管理負担を軽減する。
ワークフロー自動化ツール
契約締結プロセスを自動化し、関係者への通知や承認フローを効率化することで、人的ミスを削減し、業務全体のスピードアップに貢献する。
