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各種書類の電子化とは？課題と対策・製品を解説
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管理・運用における各種書類の電子化とは？
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株式会社ハイパーギアで取り扱う『PscanServPlus』の導入事例をご紹介いたします。
定型の伝票をOCR認識しているが精度が不安定で目視確認が必要…
処理に時間がかかり件数が集中すると待ち時間が長い…、などのお悩みを解決！
当製品導入により社内の支払処理業務を効率化。
OCR認識からQRコード利用に変更し、支払処理のムダな作業が無くなりました。
【事例概要】
■課題
・定型の伝票をOCR認識しているが、精度が不安定で目視確認が必要
・処理に時間がかかり、件数が集中すると待ち時間が長い
・まとめてスキャンする際に白紙を挟んでファイル分割するのが面倒
■結果
・OCR認識からQRコード利用に変更し、支払処理のムダな作業が無くなった
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【導入事例】社内の支払処理業務を効率化
デジタル化が加速する製造現場で避けて通れない「紙文書の電子化」
従来の図面、作業報告書、点検記録などの紙文書管理は、保管場所の確保や検索の手間など多くの課題を抱えています。
しかし、単なるスキャンでは膨大な書類の整理・保存が新たな負担となり、現場の生産性を大きく低下させています。
電子化後のファイル名変更やフォルダ振り分け等の作業は、本来の製造業務から現場担当者の貴重な時間を奪っています。
特に製造現場では、日々の生産活動に追われる中で、こうした付随作業の負担は大きな課題となっています。
また、現場で蓄積された技術情報や品質記録を運用負荷なく迅速に検索・活用できないことは、生産効率の停滞を招きかねません。
そこで本資料では、図面や作業手順書などの重要書類の管理を効率化し、
電子化に伴う煩雑な作業を根本から自動化することで、手作業ゼロを実現するPDF自動処理ソフトウェアをご紹介します。
※詳しくはPDFをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
報告書や指示書の電子化の面倒を解消するPDF自動処理ソフトとは？
株式会社ハイパーギアで取り扱う『PscanServPlus』の導入事例をご紹介いたします。
複数人で作る申請書の結合作業の自動化により、数人～数十人が作成に関わる申請書類のファイル結合作業がゼロになった事例をご紹介。
【事例概要】
■課題
・最後にファイルを作成した担当者が手作業でファイルを結合
・案件が重なると結合作業を行う時間が取れない
・内容の修正・変更がよくあり、都度ファイルを結合することが億劫
■結果
・数人～数十人が作成に関わる申請書類のファイル結合作業がゼロになった
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【導入事例】複数人で作る申請書の結合作業を自動化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
スキャン後のフォルダ振り分け作業を自動化することでファイル整理の負担を大幅に軽減し、業務効率を向上させます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：自動振り分けで手作業ゼロ、フォルダ整理時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
《フォルダ振り分け作業に手間かかってませんか？》｜製造業の電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能！
【紙文書】と【電子ファイル】それぞれの長所を活用したペーパーレス化で業務効率をアップできます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：製番などで検索ができ、書類を探す時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
《現場運用変えずにペーパーレス化しませんか？》｜製造業の電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
OCRでは誤認識のリスクがありますが、QRコードなら確実に認識。
紙での運用はそのままに、電子での保存・検索を実現するペーパーレス化で業務効率をアップできます！
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコー ド』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：確実な認識で書類を探す時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
《OCR誤認識で書類保存に不安はありませんか？》｜製造業の電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールイン ワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
QRコードを活用した電子化により、OCRでは困難な確実な文字認識と自動処理を実現し業務効率をアップできます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：QRコード認識で確実な自動処理、書類を探す時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
《QRコード認識で誤認識ゼロ！製造現場の書類電子化を革新》
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
手作業での振り分けと電子ファイル、それぞれの長所を活用したペーパーレス化で業務効率をアップできます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：自動振り分けで手作業ゼロ、振り分け作業時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
《スキャン後の振分け作業に手間取ってませんか？》｜製造業の電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
書類探しと電子ファイル、それぞれの長所を活用したペーパーレス化で業務効率をアップできます！
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：製番などで検索ができ、書類を探す時間を削減
※ 詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
《書類を探すのに時間がかかりすぎていませんか？》｜製造業の電子化
株式会社ハイパーギアで取り扱う『PscanServPlus』の導入事例をご紹介いたします。
送った文書がメール/FAX/郵送など色々な手段で返送されてきたり、
内容をわざわざシステムに手入力している顧客や社内から問合せを受けて もすぐに対応できない といったお悩みを解決。
返送される紙書類の登録作業の自動化により、年間2、000件以上発生する紙書類の登録作業がゼロになりました。
【事例概要】
■課題
・送った文書がメール/FAX/郵送など色々な手段で返送されてくる
・内容をわざわざシステムに手入力している
・顧客や社内から問合せを受けてもすぐに対応できない
■結果
・年間2、000件以上発生する紙書類の登録作業がゼロに
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【導入事例】返送される紙書類の登録作業を自動化
『HGQRオートプリンタ』は、Word・Excelから印刷する際に
QRコードを付けて紙に「印刷」 or 「PDF出力」できるソフトウェアプリンタです。
操作方法は簡単でソフトのプリンタドライバを選択して印刷するだけで
特別な知識や運用変更の必要なく、QRコードでペーパーレス化が可能です。
また、CSVをフォルダに投入するだけで、CSV内の情報をQRコード化した
カバーシートを簡単に作成できる「HGQRオートジェネレータ」も取り扱っております。
【HGQRオートプリンタの特長】
■Word・Excelから印刷する際、QRコードを付けて紙に印刷orPDF出力
■設定はテンプレートとして保存することが可能
■運用時、ユーザーは印刷画面から特定のプリンタドライバを指定し、
印刷するだけでOK
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
製造現場に新しい選択肢を！QRコードが実現する手作業ゼロの電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、見積書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能。
紙書類と電子ファイル、それぞれの長所を活用したペーパーレス化で業務効率をア ップできます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：製番などで検索ができ、書類を探す時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
製造現場の電子化を推進！『PDF自動処理ソフトウェア』
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能！
スキャン後のPDFファイルのリネーム作業を自動化することで手作業による時間削減とヒューマンエラーの防止を実現します。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：自動リネームで手作業ゼロ、ファイル名変更時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
《ファイル名リネームに手間かかっていませんか？》｜製造業の電子化
『PscanServPlus』は紙文書や図面、仕様書、領収書などを自動でPDF化できるオールインワンPDF自動処理ソフトウェアです。
ネットワーク内の監視フォルダに対象ファイルを入れるだけで、製造現場の報告書や指示書を簡単に電子化可能！
電子化作業の属人化を解消し、誰でも簡単に操作できるペーパーレス化で業務効率をUPできます。
【特長】
■運用を変えない：現場での運用は紙のまま
■かんたん：紙をスキャンするだけ、ITに詳しくない人でも運用可能
■誤認識がない：『QRコード』の活用で誤認識なし
■書類の検索性UP：全文OCRで検索可能なPDFに
■工数削減：確実な認識で書類を探す時間を削減
※詳しくはカタログをダウンロードいただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
《書類電子化作業が特定の人に依存してませんか？》｜製造業の電子化
株式会社ハイパーギアで取り扱う『PscanServPlus』の導入事例をご紹介いたします。
製造の現場で発生する書類がすべて紙のまま保管されている…、
工程チェックのタブレット化を検討したがなかなか進まず、顧客や社内から問合せを受けてもすぐに対応できない…といったお悩みを解決！
現場で発生する紙書類を電子化し、
工程や品質のチェック時に発生する紙書類を電子で管理できるようになりました。
【事例概要】
■課題
・製造の現場で発生する書類がすべて紙のまま保管されている
・工程チェックのタブレット化を検討したがなかなか進まない
・顧客や社内から問合せを受けてもすぐに対応できない
■結果
・工程や品質のチェック時に発生する紙書類を電子で管理できた
※詳しくはカタログをダウンロードしていただくか、お気軽にお問い合わせください。
【導入事例】現場で発生する紙書類を電子化
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管理・運用における各種書類の電子化
管理・運用における各種書類の電子化とは？
製造業における管理・運用の各種書類の電子化とは、これまで紙媒体で管理されていた図面、仕様書、作業指示書、報告書、品質記録などをデジタルデータに変換し、一元管理・活用する取り組みです。これにより、情報共有の迅速化、検索性の向上、保管スペースの削減、ペーパーレス化によるコスト削減、コンプライアンス強化などを実現します。
課題
情報共有の遅延と非効率性
紙媒体の書類は、必要な情報にアクセスするのに時間がかかり、関係者間での共有も物理的な移動やコピーが必要となり、業務効率を低下させます。
検索性の低さと紛失リスク
大量の紙書類の中から特定の情報を探し出すのは困難であり、紛失や破損のリスクも常に伴います。これにより、重要な情報へのアクセスが阻害される可能性があります。
保管スペースの圧迫と管理コスト
紙書類の保管には広大なスペースが必要となり、その維持管理にもコストがかかります。また、物理的な管理は煩雑になりがちです。
改訂管理の煩雑さとヒューマンエラー
書類の改訂履歴の管理や、最新版の書類を確実に配布・適用することが難しく、ヒューマンエラーによる誤った情報に基づいた作業が発生するリスクがあります。
対策
文書管理システムの導入
電子化された書類を一元管理し、バージョン管理、アクセス権限設定、検索機能を備えたシステムを導入することで、情報共有と検索性を劇的に向上させます。
スキャニングとOCR技術の活用
既存の紙書類をスキャナーで取り込み、OCR（光学文字認識）技術を用いてテキストデータ化することで、検索可能なデジタル文書を作成します。
ワークフロー自動化ツールの導入
申請・承認プロセスなどの定型業務を電子化し、自動化することで、書類の回覧や承認にかかる時間を短縮し、ペーパーレス化を推進します。
クラウドストレージと共有プラットフォームの活用
安全なクラウドストレージに書類を保管し、関係者間でリアルタイムに共有できる環境を構築することで、場所を選ばずに情報へアクセス可能にします。
対策に役立つ製品例
統合型文書管理システム
書類の登録、検索、バージョン管理、アクセス権限管理、ワークフロー連携など、一連の文書管理業務を包括的にサポートし、電子化の課題を解決します。
高精度OCRスキャナー
高解像度でのスキャンと高度な文字認識技術により、複雑なレイアウトの書類でも高い精度でテキストデータ化し、検索可能なデジタル文書を効率的に生成します。
クラウド型ワークフローシステム
申請フォームの作成から承認ルートの設定、進捗管理までをオンラインで行えるため、紙の書類のやり取りをなくし、迅速な意思決定と業務効率化を実現します。
セキュアなクラウドストレージサービス
大容量のデータを安全に保管・共有でき、アクセスログ管理機能も備わっているため、機密性の高い製造業の書類も安心して電子化・管理できます。
