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シフトの作成・管理とは？課題と対策・製品を解説
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事務・記録業務におけるシフトの作成・管理とは？
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『ピッとInキッズ』は、登降園管理特化型のICTシステムです。
専用の端末にピっとQRコードをかざせば登園降園の記録が完了。
自動的に園児出席簿へデータが反映し、集計作業をすることなく、帳票の
作成や延長保育などの時間計算を、簡単に行うことがでる為、職員の業務
負担を軽減できます。ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【特長】
■毎日の出席簿や延長保育など必要な情報の集計を自動化
■行政機関向け提出帳票も自動作成
■シンプル画面で園児の出欠状況が一目瞭然
■登降園管理がQRコード読み取りで、自動打刻。兄弟の打刻も1度でOK
■お持ちのスマホにQRコードを保存しておけば、うっかり忘れも心配なし など
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
登降園管理アプリ『ピッとInキッズ』
『すたんぷステーション』とは、認可保育園・幼保連携認定こども園を
対象とした保育業務の支援システムです。
インターネット環境があればどんな端末からでもアクセスできます。
ご利用施設様ごとのご契約で、利用可能台数無制限。セキュリティ対策も万全です。
また、システムに合わせて業務を変えるのではなく、システムが現在お使いの
様式に合わせます。ご希望に応じて、機能追加も可能です。
【特長】
■クラウドシステム
■シンプルな操作性
■各種カスタマイズに対応
■圧倒的なサポート力
■各種補助金対応
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
統合型保育園支援システム『すたんぷステーション』
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事務・記録業務におけるシフトの作成・管理
事務・記録業務におけるシフトの作成・管理とは？
保育・幼児教育業界における事務・記録業務のシフト作成・管理とは、職員の勤務時間を適切に割り当て、必要な記録を正確かつ効率的に行うためのプロセスです。これにより、園児の安全確保、質の高い保育サービスの提供、そして職員の働きがい向上を目指します。
課題
人手不足と複雑な人員配置
保育士不足が深刻化する中、限られた人員で園児の安全と保育の質を維持するためのシフト作成は非常に困難です。職員のスキルや経験、希望休などを考慮した複雑な人員配置が求められます。
記録業務の負担増とヒューマンエラー
日々の保育記録、連絡帳、保護者対応記録など、事務・記録業務は多岐にわたります。手作業での記録は時間がかかり、負担が大きいだけでなく、誤記や記入漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。
急な欠勤・変更への対応困難
職員の急病や家庭の事情による欠勤、または保育計画の急な変更など、予期せぬ事態が発生した場合、迅速かつ柔軟なシフト調整が求められます。しかし、手作業での管理では対応が遅れがちです。
情報共有の遅れとコミュニケーション不足
シフトの変更や業務の引き継ぎに関する情報が、職員間でタイムリーに共有されないことがあります。これにより、業務の重複や漏れ、保護者への誤った情報提供などの問題が発生する可能性があります。
対策
シフト作成ツールの活用
専門のシフト作成ツールを導入することで、職員の勤務条件や希望休を考慮した最適なシフトを自動で作成できます。これにより、作成時間を大幅に短縮し、公平性を保ちます。
デジタル記録システムへの移行
保育記録や連絡帳などをデジタル化し、クラウド上で管理することで、記録業務の効率化と正確性の向上を図ります。どこからでもアクセス可能にし、情報共有を円滑にします。
柔軟な人員配置計画の策定
緊急時にも対応できるよう、予備人員の確保や、複数の職員が対応可能な業務範囲の拡大など、柔軟な人員配置計画を事前に策定しておきます。
情報共有プラットフォームの導入
職員間のコミュニケーションを促進し、シフトの変更や業務連絡をリアルタイムで共有できるプラットフォームを導入します。これにより、情報伝達の遅延や誤解を防ぎます。
対策に役立つ製品例
保育施設向け統合管理システム
シフト作成、勤怠管理、連絡帳、保護者とのコミュニケーション機能などを一元管理できるシステムです。職員の勤務状況をリアルタイムで把握し、柔軟なシフト調整を支援します。
クラウド型勤怠管理サービス
ICカードやスマートフォンで打刻できるため、正確な勤務時間を把握できます。シフト作成機能と連携させることで、勤怠データに基づいたシフト管理が可能になります。
業務効率化支援アプリ
タスク管理、スケジュール共有、ファイル共有などの機能を備えたアプリです。シフトの変更や業務指示などを迅速に共有し、チーム内の連携を強化します。
電子連絡帳・保育記録システム
日々の保育の様子や連絡事項をデジタルで記録・共有できるシステムです。写真や動画も添付でき、保護者との円滑なコミュニケーションを促進し、記録業務の負担を軽減します。
