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行政提出書類の作成支援とは？課題と対策・製品を解説
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事務・記録業務における行政提出書類の作成支援とは？
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『えんじーず(ENGz)』は、入園時に必要な園児の情報をクラウドで
管理できるシステムです。
今まで保護者に対して依頼していた申請書等がWeb上で保護者に
一括して入力してもらえるため、園側の事務作業が大幅に軽減。
保育園・幼稚園・認定こども園対応の製品です。
ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【園のうれしいメリット】
■入園時に保護者に記入してもらう書類の準備の軽減
■行政に提出すべき書類の管理や入力作業の軽減
■未提出書類の把握・催促業務の軽減
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
園支援システム『えんじーず(ENGz)』
社会福祉法人T様へ登降園管理アプリ『ピッとInキッズ』を導入した
事例をご紹介いたします。
園児保育業務以外の行事事前準備、資料作成業務が多く、
対応に苦慮していました。また、地方自治体監査対応ならびに指摘改善
への対処対応も必要でした。さらに、園児帰宅後に行う会議も多く、
その議事録作成も負担となっていました。
導入の結果、保育業務への集中を実現することができました。
【事例概要(一部)】
■導入ツール：登降園管理アプリ『ピッとInキッズ』
■課題
・園児保育業務以外の行事事前準備、資料作成業務が多く、対応に苦慮
・地方自治体監査対応ならびに指摘改善への対処対応
・園児帰宅後に行う会議も多く、その議事録作成も負担
※詳しくはPDF資料をご覧いただくか、お気軽にお問い合わせ下さい。
園児・登園降園時間、出欠席、延長保育時間等をシステム化
『ピッとInキッズ』は、登降園管理特化型のICTシステムです。
専用の端末にピっとQRコードをかざせば登園降園の記録が完了。
自動的に園児出席簿へデータが反映し、集計作業をすることなく、帳票の
作成や延長保育などの時間計算を、簡単に行うことがでる為、職員の業務
負担を軽減できます。ご要望の際はお気軽にお問い合わせください。
【特長】
■毎日の出席 簿や延長保育など必要な情報の集計を自動化
■行政機関向け提出帳票も自動作成
■シンプル画面で園児の出欠状況が一目瞭然
■登降園管理がQRコード読み取りで、自動打刻。兄弟の打刻も1度でOK
■お持ちのスマホにQRコードを保存しておけば、うっかり忘れも心配なし など
※詳しくはPDFをダウンロードして頂くか、お問い合わせください。
登降園管理アプリ『ピッとInキッズ』
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事務・記録業務における行政提出書類の作成支援
事務・記録業務における行政提出書類の作成支援とは？
保育・幼児教育施設における、日々の記録や事務作業から発生する行政への提出書類作成を効率化・支援するサービスやツールの提供を指します。これにより、現場の負担軽減と正確な書類作成を実現し、より質の高い保育・教育活動に注力できる環境を整備することを目的とします。
課題
書類作成の負担増大
保育士や事務員が、日々の保育記録に加え、行政が求める多岐にわたる書類作成に多くの時間を費やしており、本来の業務に支障が出ている。
専門知識・フォーマットへの不慣れ
行政提出書類の作成には専門的な知識や特定のフォーマットへの理解が必要であり、担当者の負担や誤記のリスクが高い。
情報の一元管理の困難さ
複数の書類で共通する情報（園児情報、職員情報など）を個別に管理する必要があり、情報の一元化や最新化が難しい。
締め切り管理と提出漏れのリスク
提出期限が複数ある書類の管理が煩雑で、締め切り遅延や提出漏れが発生するリスクがある。
対策
自動化・テンプレート化による効率化
入力された保育記録や基本情報から、行政提出書類のひな形に沿って自動的に書類を作成する機能を提供する。
専門知識の補完とガイド機能
書類作成に必要な専門知識や最新の法改正情報を分かりやすく提供し、入力項目ごとにガイドを表示して誤りを防ぐ。
統合型情報管理システムの導入
園児情報、職員情報、出欠記録などを一元管理し、必要な情報を書類作成時に自動で引き出せるシステムを導入する。
リマインダー機能と進捗管理
提出期限が近づいた書類を自動で通知し、作成状況や提出状況を可視化することで、漏れなく確実に提出できる体制を構築する。
対策に役立つ製品例
保育記録・事務管理システム
日々の保育記録や園児・職員情報を一元管理し、行政提出書類の作成に必要なデータを自動で集計・出力できるため、手作業による負担を大幅に軽減する。
行政書類作成支援ツール
最新の行政フォーマットに対応したテンプレートを提供し、入力ガイドやチェック機能を備えることで、専門知識がなくても正確かつ迅速な書類作成を可能にする。
クラウド型情報共有システム
園児や職員に関する情報を安全に一元管理し、必要な時にいつでもアクセスできるため、書類作成時の情報収集の手間を省き、最新の情報に基づいた正確な書類作成を支援する。
タスク管理・リマインダーアプリ
行政提出書類の締め切りを登録し、自動でリマインダー通知を行うことで、提出漏れや遅延を防ぎ、計画的な書類作成をサポートする。
